Assistenz und Sachbearbeitung (m/w/d)

Wir sind stolz auf das Handwerk in der Region Schwaben und setzen uns täglich dafür ein, dass es leistungsstark bleibt. Gemeinsam stellen wir die Selbstverwaltung der handwerklichen Wirtschaft in Schwaben sicher, fördern mit unseren Bildungszentren berufliche Aus- und Weiterbildung und beraten unsere Mitglieder in Fragen der Unternehmensführung. Wir sind die zentralen Vordenker, Dienstleister und Interessensvertreter für ein starkes Handwerk.

Telefon, Termine, Technik, Tippen und Teamkoordination – Sie jonglieren das alles mit einem Lächeln? Sie behalten immer den Überblick, arbeiten mit Freude an vielen Schnittstellen und bringen Struktur ins tägliche Miteinander? Sie lieben die Büroorganisation und arbeiten auch gern standortübergreifend?

Dann kommen Sie in unser Facility Management Team (TV-L EG 8) als:

Assistenz und Sachbearbeitung (m/w/d)

Ihr Profil

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation – idealerweise mit Erfahrung im Facility Management oder in der Immobilien- bzw. Liegenschaftsverwaltung
• Sie sind flexibel, belastbar und können ihre Aufgaben im Tagesgeschäft selbständig priorisieren
• Sie kommunizieren klar, freundlich und verbindlich und arbeiten gerne mit verschiedenen Teams zusammen
• Sie überzeugen durch eine strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise sowie durch einen ausgeprägten Servicegedanken
• Sie sind fit im Umgang mit MS Office 365 – idealerweise auch mit CAFM-Systemen

Ihre Aufgaben

• Prüfen und kontieren Sie eingehende Rechnungen sowohl in Papierform als auch im digitalen Rechnungseingang
• Koordinieren und betreuen Sie eigenverantwortlich unsere externen Unterhaltsreinigungsfirmen sowie unsere interne Reinigungskraft
• Helfen Sie im Bedarfsfall unserem Team Haustechnik bei der Koordination von Fremdfirmen
• Kommunizieren Sie mit internen Teams und sorgen Sie für reibungslose Abläufe
• Unterstützen Sie bei Ausschreibungen, holen Sie vergleichbare Angebote für Handwerkerleistungen ein und prüfen Sie diese sorgfältig
• Entlasten Sie den Hauptabteilungsleiter bei der Steuerung des operativen Tagesgeschäfts – von der Auftragserstellung über den Schriftverkehr bis hin zum Vertragsmanagement
• Pflegen Sie unser Dokumentenmanagementsystem sowie unsere Aktenführung strukturiert und gewissenhaft

Wir bieten

• Alterszusatzversorgung
  Wir finanzieren für Sie eine attraktive Betriebsrente bei der Bayerischen Versorgungskammer und unterstützen Sie damit beim Aufbau eines zusätzlichen Einkommens im Alter.
• 30+ Urlaubstage
  Zusätzlich zu 30 Tagen Jahresurlaub stellen wir unsere Mitarbeiter*innen am 24.12 und an Silvester bezahlt frei.
• Kantine
  In unserer hauseigenen Kantine erhalten Sie täglich frische und abwechslungsreiche Mahlzeiten zu vergünstigten Preisen.
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
  Ob Yoga, Laufgruppe oder Massage – für jeden ist ein geeignetes Angebot vorhanden, um sich fit und gesund zu halten.
• ÖPNV
  Sie haben ein Jobticket? Das bezuschussen wir gerne! Außerdem befindet sich die Haltestelle „Zoo/ Botanischer Garten“ direkt gegenüber der HWK.
• Kostenloser Parkplatz
  Parken Sie bequem und kostenlos direkt an Ihrem Arbeitsplatz – auch E – Ladesäulen sind vorhanden.
• Faire Bezahlung
  Zusätzlich zu Ihrem Monatsgehalt erhalten Sie auch eine attraktive Jahressonderzahlung nach TV – L.
• Bildung
  Egal ob Fortbildungen, Weiterbildungen oder Inhouse-Seminare: Ihre Bildung liegt uns am Herzen, damit Sie die besten Arbeitsbedingungen haben.
• Natur pur
  Ihr Arbeitsplatz ist eingebettet in das Grün des Siebentischwaldes und des Botanischen Gartens und lädt zu Spaziergängen in der Mittagspause ein.
• Mitarbeiterevents
  Für gemeinsame Aktivitäten nach Feierabend gibt es ein Programm aus Stadtführungen, Radtouren, Kochkursen u.v.m.
• Krisensicher
  Als Dienstleister für das schwäbische Handwerk im öffentlichen Dienst werden wir auch in Zukunft in unseren Aufgaben gebraucht und bauen auf eine langfristige Zusammenarbeit.
• Dienstrad
  Leasen Sie Ihr persönliches klassisches Fahrrad, Rennrad oder E-Bike zu besonders attraktiven Konditionen.

Sind Sie bereit für eine neue Herausforderung in einem starken Team? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Für einen direkten Kontakt rufen Sie unsere Personalabteilung an unter 0821 3259-1250 oder senden eine E-Mail an bewerbung@hwk-schwaben.de. Wir freuen uns jetzt schon auf das Gespräch mit Ihnen!